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2018-10-18 10:40 来源:tom网

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[资金管理] 备用金管理的制度和方法探讨

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发表于 2018-10-18 07:41 | 只看该作者 回帖奖励 |倒序浏览 |阅读模式
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本帖最后由 banana 于 2018-10-18 17:54 编辑

备用金在很多企业都是由专项管理规定的,且实际工作中的需要也是必不可少的。
近期考虑了一些备用金管理上的问题,但是思路还不清晰,在这里征询各位同仁的意见。
通常,关于备用金的说法有很多,大同小异。如下为几个网站的表述:
1、备用金是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。备用金应指定专人负责管理,按照规定用途使用,不得转借给他人或挪作他用。预支备作差旅费、零星采购等用的备作金,一般按估计需用数额领取,支用后一次报销,多退少补。前帐未清,不得继续预支。对于零星开支用的备用金,可实行定额备用金制度,即由指定的备用金负责人按照规定的数额领取,支用后按规定手续报销,补足原定额。实行定额备用金制度的单位,备用金领用部门支用备用金后,应根据各种费用凭证编制费用明细表,定期向财会部门报销,领回所支用的备用金。对于预支的备用金,拨付时可记入“备用金”(或“其他应收款”)科目的借方;报销和收回余款时记入该科目的贷方。在实行定额备用金制度的单位,除拨付、增加或减少备用金定额时通过“备用金”科目核算外,日常支用报销补足定额时,都毋须通过该科目而将支用数直接记入有关成本、费用科目。
2、(1)备用金的核定。预算单位为办理日常零星开支,需要保持一定数量的库存备用金,一般不超过3---5天零星支付所需现金。各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请,支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度,并签订备用金管理责任书。(2)备用金的使用。备用金主要用于小额零星报销费用支出,其使用范围为:除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出;出差人员必须随身携带的差旅费;其他确需支付现金的支出等。(3)备用金的管理。各预算单位领取的备用金应按国务院颁发的《现金管理条例》进行管理,单位所发生的经济往来,除规定的范围可使用现金外,其他应通过银行进行转账结算。
3、某公司备用金管理规定
备用金管理办法
第一章   总  则
第一条      为维护公司资产的完整,提高资金利用水平,加强对备用金业务的管理,根据《**公司会计制度》的规定,制定本办法。
第二条      备用金,是指公司借支给公司员工个人的款项,这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项。
第二章   一般规定
第三条      公司备用金分为个人备用金及业务款二类。
个人备用金,是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项(包括现金支票),主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。
业务款,是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的通过银行转帐、电汇等方式支付的款项。此类款项一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出。
第四条      公司会计核算设置备用金项目管理,个人备用金计入个人账户,业务款同时计入付款单位及个人帐户。
第五条      备用金由财务部核算并负责监督;备用金借支个人(以下简称借支人)所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。
第三章  处理程序
第六条   公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五;办理备用金核销业务的时间同上。
第七条      借支人应根据实际需要申请备用金,不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。
第八条      借支人应按以下规定办理借支备用金手续:
一、     借支人应如实、规范填写备用金申请单。
借款时,借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单,按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额(大小写)、预计还款时间等。个人备用金必须专款专用,不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。
对于未按要求填写的备用金申请单,财务部门有权不予受理,由此产生的责任由借支人负责;对于伪造篡改的备用金申请单,财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告,请求查明原因,追究当事人的责任。
借支备用金必须写明款项的用途,报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致,一笔备用金未使用完,要及时到财务部报帐冲销,不能挪做别的用途,否则不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理,由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的,须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名,否则视同代办人的备用金,由此产生的责任由代办人负责。
二、     业务款借支时,借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件,并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号,否则财务部门有权不予办理,由此产生的责任由借支人负责。
三、     备用金借支审批手续应完备。
由经办人提出后交公司本部门负责人、财务部门负责人、总经理审批。
四、     现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。
    借款付出前,主办会计须签名;借款付出时,现金或银行出纳须签名;借款收到时,收款人须签名。
第九条      借支人应按时归还所借备用金。
个人备用金均要在一个月内结清,如有特殊情况一个月内无法结清的,必须提前到财务结算部说明,并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时,财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销,备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额,现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据,借支人应妥善保存,以备查询。
第十条      原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账,而委托他人代办的,财务部门应在报销凭证上注明“冲(借支人)账,金额***(大写)”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的,责任由借支人负责。
第十一条  鉴于生产保障部的业务需要,给予定额备用金,定额备用金可以长期保留余额,但超过部分仍需按以上规定处理。
第十二条  公司员工调离、辞退或辞职时,必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工,公司将不予办理有关手续。
第四章                 会计处理
第十三条  公司应在“其他应收款”下设“个人备用金”“业务款”明细科目,用于核算公司备用金业务。在“个人备用金”下,按照公司员工名字设置明细管理项目核算个人借支业务。在“业务款”下,按照公司行政部门和员工名字设置明细管理项目核算个人借支业务。
第十四条  支付现金或支票给借支人时,按借款金额,借记其他应收款-备用金-××个人,贷记现金或银行存款。
第十五条  借支人报账冲销备用金账户时,
借:相关科目(报账金额)
贷:其他应收款-备用金-××个人
现金(按报账金额超过备用金账户金额部分)
第十六条  超过预计还款时间,从工资账户中扣还备用金时,按冲销金额,借记应付工资,贷记其他应收款-备用金-××个人。
第十七条  超过预计还款时间,扣还借支人所应负担利息时,按扣还的利息数,借记相关科目,贷记财务费用。
第五章                   罚   则
第十八条   财务部门于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续,若逾期不办理,将以当事人的工资冲抵个人备用金,当月工资不足以抵扣的,则在以后数月中继续抵扣,直到结清备用金全款为止。
第十九条   借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户,但有合理理由说明原因的,应由借支人提出书面申请,说明不能按时归还的原因,报有关领导审批。
第二十条     备用金借款必须按规定用途使用,不得挪做他用。公款丢失,由本人承担。
第六章  附则
第二十一条      以上规定自发出之日起执行,本规定未涉及部分按**公司有关规定执行。
第二十二条      若本规定与原有关规定不一致,按本规定执行。
根据我的观察,很多公司是同上面这个公司相似的,备用金并不是仅仅用于小额的零星项目,也失去分为两种性质的。
大家对备用金的看法如何哪?
都有哪些比较好的管理方法和制度?
欢迎回帖讨论。



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发表于 2018-10-18 07:50 | 只看该作者
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本帖最后由 banana 于 2018-10-18 09:56 编辑

N久木有关注过这个东东了。。备用金。。。跟你一起等待好文。。

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发表于 2018-10-18 08:05 | 只看该作者
好啊,写得很详细,不过有关出纳的备用金问题没有纳入规定

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发表于 2018-10-18 08:14 | 只看该作者
这个写得蛮好,对备用金区分的较细,并且对业务性质的预付款做了详细的说明,更好的说明了经办人的责任问题,但是对业务性质的备用金会计记录严谨来讲就该通过预付账款处理(即有明确用途性质的备用金)

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发表于 2018-10-18 08:24 | 只看该作者
感觉最近关于内控方面的资料多了吗!:victory: ;P

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很好,学习了~{:soso__9537533058452337749_5:}
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